S’internationaliser et viser le marché américain est un objectif de développement visé par de nombreuses entreprises ambitieuses. En la matière, les États-Unis offrent actuellement un champ d’opportunités sans précédent, que ce soit pour le commerce en ligne, l’implantation physique ou les investissements stratégiques.
Toutefois, pour réussir cette transition, encore faut-il maîtriser les codes administratifs et fiscaux américains qui sont souvent complexes pour les non-initiés. Au cœur de ces principes règlementaires, le ein number reste un outil indispensable à toute existence légale outre-Atlantique.
C’est la clé qui déverrouille l’accès aux services bancaires, à la légalité fiscale et, ultimement, à la crédibilité sur le marché US. Découvrez ici tous les détails nécessaires pour mieux comprendre ses mécanismes afin de pérenniser votre activité sur le sol américain
Qu’est-ce qu’un EIN (Employer Identification Number) ?
Pour entreprendre sereinement aux États-Unis, il vous faut apprivoiser le langage administratif local.
Définition officielle et rôle du EIN
L’EIN (Employer Identification Number) est un numéro unique délivré par l’Internal Revenue Service (IRS), l’équivalent du fisc américain. Vous pouvez le considérer comme le numéro SIRET de votre entreprise, mais il s’agit de la version US.
En réalité, ce numéro permet aux autorités fédérales d’identifier votre structure fiscale, de suivre vos activités commerciales et de s’assurer que vous êtes en règle avec vos obligations déclaratives.
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Synonymes : Federal Tax ID Number, EIN, TIN
La terminologie américaine peut créer de la confusion chez les non-résidents, car plusieurs termes sont utilisés de manière interchangeable pour désigner la même chose. Il est fréquent de voir l’EIN appelé FEIN (Federal Employer Identification Number) ou plus couramment federal tax id number ein. Dans les faits, ces dénominations renvoient toutes à ce même numéro à neuf chiffres respectant le format XX-XXXXXXX.
De plus, vous rencontrerez souvent le terme TIN (Taxpayer Identification Number) qui est une catégorie générique, un terme parapluie qui englobe plusieurs types de numéros fiscaux, dont l’EIN. Autrement dit, tout EIN est un TIN, mais tous les TIN ne sont pas des EIN.
Différence entre EIN, ITIN, SSN et TIN
Pour éviter les erreurs de remplissage lors de vos démarches, il convient de distinguer l’EIN des autres identifiants personnels utilisés aux USA.
- Le SSN (Social Security Number) : il est réservé aux citoyens américains et résidents permanents autorisés à travailler. C’est un numéro strictement individuel.
- L’ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) : il est destiné aux personnes physiques étrangères qui doivent déclarer des revenus aux USA, mais qui ne sont pas éligibles au SSN.
- L’EIN : l’EIN s’applique exclusivement aux entités commerciales ou juridiques (sociétés, trusts, successions). Ainsi, un entrepreneur étranger aura personnellement un ITIN pour ses impôts sur le revenu, tandis que sa société, elle, détiendra un EIN.
Qui doit obtenir un EIN ?
L’obligation de posséder ce numéro est extrêmement large et couvre la quasi-totalité des acteurs économiques ayant un lien, même ténu, avec le territoire américain.
Entreprises américaines : LLC, Corporation, Sole Proprietor avec employés
D’une part, toutes les structures juridiques basées sur le sol américain sont concernées. Si vous constituez une Corporation (C-Corp ou S-Corp) ou un Partnership, l’obtention de ce numéro est automatique et obligatoire. Concernant les LLC (Limited Liability Companies), la règle est subtile, mais stricte : dès lors qu’une LLC compte plusieurs membres (Multi-Member LLC) ou qu’elle décide d’embaucher du personnel, l’EIN devient requis.
Même un entrepreneur individuel (Sole Proprietor) qui commence à verser des salaires ou qui souhaite mettre en place un plan de retraite (Keogh Plan) devra abandonner son SSN personnel au profit d’un EIN pour ses activités professionnelles.
En définitive, dès que l’activité se structure et dépasse le stade du simple travailleur indépendant isolé, l’IRS exige cette identification spécifique pour séparer les patrimoines.
Entreprises étrangères opérant aux États-Unis (e-commerce, import/export, filiale)
D’autre part, l’obligation ne s’arrête pas aux frontières physiques des États-Unis. Avec l’explosion du commerce globalisé, de nombreuses sociétés étrangères ont besoin d’un ein usa. Notamment, les vendeurs en ligne utilisant des plateformes comme Amazon FBA, Stripe ou Shopify doivent fournir ce numéro pour valider leurs comptes marchands et gérer les taxes de vente.
De surcroît, si une entreprise française, par exemple, décide d’ouvrir une filiale ou une succursale aux USA, elle devra impérativement immatriculer cette nouvelle entité auprès de l’IRS.
Associations, trusts, fonds et autres entités particulières
Aussi, les organisations à but non lucratif (Non-Profit Organizations), les associations caritatives, les fonds de dotation ainsi que les trusts (fiducies) et les successions (estates) doivent tous s’enregistrer.
En effet, dès qu’une entité manipule de l’argent, détient des biens ou verse des revenus, l’administration fiscale veut pouvoir la tracer.
Cas où un EIN n’est pas nécessaire
Il existe néanmoins de rares exceptions qui confirment la règle. En effet, un entrepreneur individuel (Sole Proprietor) sans employés qui ne paie pas de taxes d’accise et qui n’a pas de plan de retraite, peut techniquement utiliser son SSN (s’il en a un) pour déclarer ses impôts.
Cependant, pour des raisons de confidentialité et de protection contre l’usurpation d’identité, il est fortement recommandé (même dans ce cas) d’opter pour un EIN.
Pourquoi l’EIN est indispensable ?
En dehors de l’obligation légale, posséder ce numéro ouvre les portes de l’infrastructure financière et commerciale américaine.
Fiscalité fédérale, état et IRS compliance
L’EIN permet de déposer vos déclarations de revenus annuelles auprès de l’IRS. C’est grâce à ce numéro que vous pourrez remplir le formulaire 5472 (pour les LLC détenues par des étrangers) ou le formulaire 1120 pour les Corporations. Au-delà du niveau fédéral, la plupart des États américains exigent également ce numéro pour l’enregistrement fiscal local (State Tax ID).
Ouverture d’un compte bancaire professionnel aux USA
Depuis les lois Patriot Act et les réglementations KYC (Know Your Customer), aucune banque américaine n’ouvrira de compte professionnel sans un EIN valide. Pour cause, la banque a l’obligation de vérifier la légitimité de l’entreprise avant d’accepter des fonds.
Par conséquent, sans ce numéro, il est impossible d’encaisser vos clients en dollars ou de payer vos fournisseurs locaux.
Gestion RH : embauche et paie
Si votre ambition est de recruter des talents locaux pour développer votre marché, l’EIN est la clé de votre gestion des ressources humaines. Il est en effet utilisé pour déclarer les charges sociales, les retenues à la source sur les salaires et pour émettre les formulaires W-2 (déclaration des salaires) en fin d’année.
Import/export, sales tax, licences et contrats commerciaux
La crédibilité de votre entreprise en dépend vis-à-vis de l’écosystème commercial. En effet, pour obtenir des licences commerciales locales ou négocier avec des grossistes américains, l’ein identification number vous sera systématiquement demandé.
D’ailleurs, de nombreux contrats B2B incluent une clause exigeant la fourniture du formulaire W-9, sur lequel doit figurer votre identifiant fiscal.
Comment obtenir un EIN auprès de l’IRS ?
La procédure peut sembler complexe pour un étranger, mais elle suit une logique précise. Vous devez cependant respecter scrupuleusement les étapes pour éviter les rejets.
Étape 1 : Vérifier l’éligibilité et préparer les informations (responsible party)
La demande de l’EIN se fait via le formulaire SS-4. Pour le remplir correctement, vous devez désigner une Responsible Party (partie responsable).
Il faut noter que depuis 2019, l’IRS exige que cette personne soit un individu physique (et non une autre société) disposant d’un numéro fiscal (SSN ou ITIN). Toutefois, pour les résidents étrangers sans SSN, il est toujours possible d’être la partie responsable, mais la procédure diffère légèrement.
Surtout, vous devrez avoir à portée de main le nom légal exact de l’entreprise tel qu’il apparaît sur les statuts (Articles of Organization) et l’adresse du siège social.
Étape 2 : Déposer la demande (online, fax, courrier, téléphone pour étrangers)
Pour ce qui est du dépôt, plusieurs voies s’offrent à vous selon votre statut de résidence.
- En ligne : c’est la méthode la plus rapide. Cependant, elle est techniquement réservée aux entités dont la Responsible Party possède déjà un SSN ou un ITIN valide. Le portail de l’IRS génère le numéro instantanément.
- Par Fax : c’est la voie privilégiée pour les entrepreneurs étrangers sans SSN. Vous remplissez le formulaire SS-4 et l’envoyez au numéro de fax dédié de l’IRS. Il s’agit de la méthode utilisée généralement par les services d’accompagnement.
- Par Courrier : Il s’agit de l’option la plus lente, à éviter si vous êtes pressé. Car, le traitement peut prendre plusieurs semaines.
- Par Téléphone : autrefois courante pour les internationaux, cette méthode est devenue plus complexe et moins accessible, souvent réservée aux cas urgents ou très spécifiques.
Étape 3 : Délais, réception et certificat IRS
Une fois la demande soumise, la patience est de mise, surtout pour les procédures papier ou fax. Si la demande en ligne est immédiate, le traitement par fax prend généralement entre 4 jours ouvrables et 3 semaines selon la charge de travail de l’IRS.
Au terme de ce processus, vous recevrez la lettre CP-575 (ou une confirmation faxée). Gardez à l’esprit que ce document est unique et l’IRS n’en envoie pas de copie automatiquement.
Conseils pour accélérer la procédure
L’erreur est humaine, mais coûteuse en temps avec l’administration américaine. Ainsi, un formulaire SS-4 mal rempli, une case mal cochée ou une signature manquante entraînera un rejet pur et simple.
Afin d’éviter ces écueils, il est vivement conseillé de faire appel à des professionnels habitués à ces démarches comme Liberty Expat. Bien que l’obtention de l’EIN soit gratuite auprès de l’IRS, passer par un service tiers assure que la classification fiscale de votre entité est correcte dès le départ. Ce qui vous épargne des semaines de rectification et de stress inutile.
Obligations fiscales et administratives avec un EIN
Détenir un ein number vous place sur le radar de l’IRS et implique une série de responsabilités qu’il convient de maîtriser pour garantir la pérennité de votre structure.
Déclarations fiscales (1120-F, payroll taxes, sales tax)
La possession de ce numéro active vos obligations déclaratives annuelles, que votre entreprise génère des bénéfices ou non. Pour les sociétés étrangères, cela se traduit souvent par le dépôt du formulaire 1120-F, indispensable pour déclarer les revenus connectés aux États-Unis.
Par ailleurs, si vous employez du personnel, vous devenez redevable des payroll taxes, ces charges sociales prélevées à la source qui doivent être reversées trimestriellement. Il ne faut pas oublier la Sales Tax, qui, bien que gérée au niveau des États, nécessite souvent votre identifiant fédéral pour l’enregistrement initial auprès des autorités locales.
Mise à jour en cas de changement d’adresse, nom ou structure
La vie d’une entreprise est faite de mouvements et d’évolutions. Mais, toute modification importante doit être communiquée à l’IRS dans les plus brefs délais. Si vous déménagez votre siège social ou changez de « Responsible Party », le formulaire 8822-B devra être rempli et envoyé.
De même, un changement de dénomination sociale exige une notification formelle pour que vos dossiers fiscaux restent synchronisés.
Conséquences en cas de non-respect ou mauvaise utilisation
Le non-dépôt des formulaires requis, comme le 5472 pour les LLC détenues par des étrangers, expose à des amendes forfaitaires minimales de 25 000 dollars par an et par formulaire manquant.
En outre, utiliser un ein identification number inactif ou erroné pour ouvrir des comptes bancaires peut déclencher des audits approfondis et geler vos avoirs financiers.
Durée de validité : l’EIN expire-t-il ?
Contrairement à certains documents administratifs, ce numéro n’a pas de date de péremption. Une fois attribué, il appartient à l’entité pour toute sa durée de vie. Toutefois, si l’entreprise cesse ses activités, l’EIN ne disparaît pas ; il est simplement mis en sommeil dans les archives de l’IRS et ne pourra jamais être réattribué à une autre société.
Cas particuliers, erreurs courantes et dépannage
Même avec la meilleure volonté du monde, des incidents de parcours peuvent survenir lors de la gestion de votre identifiant fiscal. Comment réagir alors face à ces imprévus administratifs ?
Perte de l’EIN : comment le récupérer
Si vous ne retrouvez plus votre lettre de confirmation CP-575 en cas de perte de votre EIN, le premier réflexe doit être de consulter vos documents bancaires ou vos déclarations d’impôts passées. Le numéro y figure obligatoirement.
À défaut, vous devrez contacter la ligne spécialisée de l’IRS « Business & Specialty Tax Line », armé de patience et de preuves de votre identité en tant que responsable autorisé.
Peut-on avoir plusieurs EIN ?
Au contraire des idées reçues, une même entité juridique ne doit posséder qu’un seul federal tax id number ein. Cependant, si vous opérez un changement structurel majeur, comme passer d’une entreprise individuelle à une Corporation, l’ancienne entité juridique cesse techniquement d’exister et la nouvelle devra solliciter son propre identifiant.
Utilisation par un prestataire ou agent enregistré
Il est tout à fait courant de mandater un tiers pour effectuer la demande via le formulaire SS-4. Dans ce cas, vous devez signer la section Third Party Designee qui autorise ce professionnel à recevoir votre numéro et à répondre aux questions de l’administration en votre nom.
C’est une pratique sécurisée qui simplifie la vie des entrepreneurs non-résidents.
Erreurs fréquentes dans le formulaire SS-4
Les bévues concernent souvent la classification de l’entité (Entity Type). Notamment, beaucoup d’étrangers cochent par erreur la case Corporation alors qu’ils créent une LLC, ce qui entraîne une double imposition par défaut.
Aussi, fournir une adresse américaine purement virtuelle sans lien physique réel peut parfois bloquer le processus de validation.
